Richtlinie zur Entgelttransparenz: Wesentliche Pflichten für Arbeitgeber

Die Richtlinie (EU) 2023/970 (sogenannte „Entgelttransparenzrichtlinie“) führt auf Ebene der Europäischen Union einen verstärkten Rahmen zur Umsetzung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit für Frauen und Männer ein. Die Richtlinie begründet auch Verpflichtungen im Bereich der erhöhten Entgelttransparenz sowie entsprechende Durchsetzungs-mechanismen. Ziel der Richtlinie ist die Verringerung des geschlechtsspezifischen Lohngefälles durch mehr Transparenz in Entgeltstrukturen und -prozessen.

Die Mitgliedstaaten, einschließlich Slowenien, müssen die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Nach derzeit verfügbaren Informationen wird in Slowenien mit einer Verzögerung bei der Umsetzung bis Ende 2026 gerechnet.

Da die wesentlichen Verpflichtungen der Richtlinie bereits bekannt sind, empfehlen wir Arbeitgebern unabhängig von der Verzögerung bei der nationalen Umsetzung, frühzeitig mit der Überprüfung und gegebenenfalls Überarbeitung ihrer Vergütungssysteme, Arbeitsplatzbewertungssysteme sowie der Kriterien zur Bewertung von Arbeitsanforderungen, Entgeltfestlegung und Beförderung zu beginnen.

1.     Pflichten der Arbeitgeber hinsichtlich der Entgelttransparenz

a)    Transparente Entgeltstrukturen

Die Richtlinie verpflichtet alle Arbeitgeber zur Einführung transparenter und geschlechtsneutraler Entgeltstrukturen, die auf objektiven Kriterien wie Arbeitsanforderungen, Verantwortung, Kenntnissen, Kompetenzen und Arbeitsbedingungen beruhen. Ziel der Verpflichtungen sind die Sicherstellung eines gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit. In der Praxis bedeutet dies, dass jeder Arbeitgeber eine Entgeltstruktur zu implementieren hat, mit der die Grundgehälter auf Basis einer Bewertung der Arbeitsanforderungen geregelt werden. Arbeitgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen zudem die Transparenz der Kriterien für Beförderungen gewährleisten.

Darüber hinaus sind vertragliche Bestimmungen, die Arbeitnehmern die Offenlegung ihres Entgelts einschränkt, nichtig bzw. unzulässig.

b)    Entgelttransparenz vor der Einstellung

Arbeitgeber werden verpflichtet sein, Bewerbern bereits in der Stellenausschreibung oder im Einstellungsverfahren Informationen über das Grundgehalt oder die Gehaltsspanne für die betreffende Position sowie über den anwendbaren verbindlichen Kollektivvertrag bereitzustellen.

Auch in Fällen, in denen Ausnahmen von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung gelten, sind Bewerber rechtzeitig vor dem Vorstellungsgespräch über diese Informationen zu informieren (z. B. in der Einladung oder per E-Mail).

2.     Auskunftsrecht

Arbeitnehmer haben das Recht, Auskunft über ihr individuelles Entgelt sowie über das durchschnittliche Entgelt von Arbeitnehmern, aufgeschlüsselt nach Geschlechtern des jeweils anderen Geschlechts zu verlangen, sofern diese eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit ausüben. Das Auskunftsrecht wird somit keinen allgemeinen oder uneingeschränkten Zugang zu Daten aller Arbeitnehmer oder Kategorien im Unternehmen umfassen, sondern ausschließlich zu Informationen zu gleichen oder gleichwertigen Arbeitsplätzen des auskunftsbegehrenden Arbeitnehmers.

Eine Offenlegung von Informationen wird nicht zulässig sein, wenn dadurch eine Identifizierung einzelner Arbeitnehmer möglich wäre (z. B. wenn es in einer Kategorie 3 oder weniger Personen eines Geschlechts gibt). In solchen Fällen wird der Zugang zu den Informationen grundsätzlich auf Aufsichtsbehörden sowie Arbeitnehmervertreter beschränkt sein, die die Arbeitnehmer beraten, ohne die konkreten Entgelte einzelner Arbeitnehmer offenzulegen. Befindet sich in einer Kategorie nur ein Arbeitnehmer, wird ein Vergleich dennoch anhand anderer relevanter Daten sicherzustellen sein (z.B. ehemalige Arbeitnehmer, verbundene Unternehmen innerhalb derselben Gruppe, statistische Daten).

Arbeitgeber werden verpflichtet sein, Arbeitnehmer regelmäßig, mindestens einmal jährlich, über dieses Auskunftsrecht zu informieren. In der Praxis empfiehlt es sich daher, ein standardisiertes Informationsschreiben vorzubereiten.

3.     Berichterstattung zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle

Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten (Stichtag 31. Dezember) werden verpflichtet sein, regelmäßig über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle zu berichten. Die Berechnung des Entgeltgefälles wird auf der Grundlage der durchschnittlichen Entgelte nach Geschlecht innerhalb der Kategorien von Arbeitnehmern erfolgen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, mit dem Ziel der Identifizierung möglicher systemischer Entgeltunterschiede:

•       Arbeitgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten werden ihren ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 einreichen müssen und anschließend jährlich;

•       Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten werden ihren ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 einreichen müssen und anschließend alle drei Jahre;

•       Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten werden ihren ersten Bericht bis zum 7. Juni 2031 einreichen müssen und anschließend alle drei Jahre.

Die Berechnung des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles erfolgt nach folgender Formel:

((durchschn. Männergehalt – durchschn. Frauengehalt) / durchschn. Männergehalt) × 100

Beispiel: Wenn das durchschnittliche Gehalt der Männer in einer bestimmten Kategorie 2.600,00 EUR beträgt und das durchschnittliche Gehalt der Frauen 2.400,00 EUR, beträgt das Entgeltgefälle 7,69%.

Die Informationen über das Entgeltgefälle werden auch den Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern sowie auf Verlangen den Aufsichtsbehörden übermittelt werden müssen.

Festgestellte Unterschiede werden auf der Grundlage objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien zu begründen sein; andernfalls wird das Entgeltgefälle zu beseitigen sein.

Die Berechnung des Entgeltgefälles sowie die Verpflichtung zur Begründung bzw. zur Beseitigung festgestellter Unterschiede gelten unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten beim Arbeitgeber und unabhängig von der Berichtspflicht.

4.     Gemeinsame Entgeltbewertung

Wird ein Arbeitgeber in einer bestimmten Arbeitnehmerkategorie ein Entgeltgefälle von mindestens 5% feststellen, dass nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und nicht innerhalb von sechs Monaten beseitigt wird, wird eine gemeinsame Entgeltbewertung zusammen mit den Arbeitnehmervertretern durchzuführen sein.

Die gemeinsame Entgeltbewertung ist eine Korrekturmaßnahme zur vertieften Analyse der Ursachen von Entgeltunterschieden sowie zur Entwicklung von Maßnahmen zu deren Beseitigung und künftigen Vermeidung.

5.     Durchsetzung der Arbeitnehmerrechte

Die Richtlinie stärkt die prozessuale Stellung der Arbeitnehmer durch die Einführung einer Beweislastumkehr, sodass der Arbeitgeber im Streitfall nachweisen muss, dass er die Vorschriften über gleiches Entgelt und Entgelttransparenz nicht verletzt hat.

Arbeitnehmer, die aufgrund ihres Geschlechts von Entgeltdiskriminierung betroffen sind, werden Anspruch auf vollständigen Schadensersatz haben, einschließlich der Differenz zum Entgelt, das sie ohne Diskriminierung erhalten hätten, sowie auf Verzugszinsen.

Die Mitgliedstaaten müssen wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen vorsehen, einschließlich verwaltungsrechtlicher und sonstiger strafrechtlicher Maßnahmen bei Verstößen gegen die Richtlinie. Angesichts der voraussichtlich kurzen Frist zwischen Veröffentlichung und Inkrafttreten der nationalen Umsetzungsgesetz wird eine frühzeitige Vorbereitung auf die praktische Umsetzung empfohlen.

Für weitere Informationen, die Überprüfung bestehender Regelungen oder die Durchführung von Testanalysen zu Entgeltstrukturen und möglichen Entgeltgefälle stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Ihr KM Consulting Team