E-Rechnungen ab 1. Januar 2028: Neue Regeln für Wirtschaftssubjekte

Die Nationalversammlung der Republik Slowenien hat am 23. Oktober 2025 das Gesetz über den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer elektronischer Dokumente (in der Folge ZIERDED) verabschiedet. Das Gesetz führt den verpflichtenden Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen ein und normiert auch die Regeln für die Rechnungsausstellung an Verbraucher.

ZIERDED bestimmt, dass Unternehmen für Lieferungen von Waren und Dienstleistungen, die in Slowenien ausgeführt werden, ab dem 1. Januar 2028 ausschließlich E-Rechnungen verwenden dürfen. Als Unternehmen gelten Subjekte die ins slowenische Handelsregister eingetragen sind (z.B. GmbH (d.o.o.), AG (d.d.), Zweigniederlassung (podružnica)) sowie natürliche Personen, die eine Tätigkeit ausüben und keine ins Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, sondern Ihrer Tätigkeit nach standesrechtlichen Vorschriften ausüben (z.B. Rechtsanwälte, Notare, Ärzte).

Das Gesetz gilt nicht für ausländische Unternehmen, die nicht in slowenische Handelsregister eingetragen sind und in Slowenien nur für mehrwertsteuerliche Zwecke registriert sind. Entsprechendes gilt auch für rein steuerliche Betriebsstätten.

a)    Austausch von E-Rechnungen

E-Rechnungen werden im eSLOG-Standard ausgetauscht, in Syntaxen, die dem europäischen Standard für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, oder in anderen international anerkannten Standards, sofern dies zuvor vereinbart wurde.

Der Austausch von E-Rechnungen erfolgt über e-Route-Anbieter, die in das entsprechende Anbieterregister eingetragen sind, über das PEPPOL-Netzwerk oder über eigene Systeme für den direkten Austausch von E-Rechnungen. Die slowenische Steuerbehörde stellt für den Austausch von E-Rechnungen zudem die kostenlose App miniBlagajna zur Verfügung, die insbesondere für Unternehmen mit einem geringen Umfang bestimmt ist. Der Versand von E-Rechnungen per E-Mail zwischen Wirtschaftssubjekten ist nicht zulässig.

E-Rechnungen und E-Dokumente mit der öffentlichen Hand oder diesem Bereich zuzurechnenden Rechtsträger werden („Budgetempfänger“) weiterhin über das UJP-System ausgetauscht, das als einheitliche Ein- und Ausgabekommunikationsplattform für Budgetempfänger bestehen bleibt.

b)    Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss alle Angaben enthalten die den einschlägigen Gesetzesbestimmungen entsprechen (mehrwertsteuerliche Rechnungsmerkmale).

c)    Aufbewahrung von E-Rechnungen und Daten

Jeder Aussteller und Empfänger, mit Ausnahme von Verbrauchern, muss die Aufbewahrung der E-Rechnung gemäß den Vorschriften des Mehrwertsteuerrechts sowie der Buchhaltungs- und Rechnungslegungsvorschriften sicherstellen.

E-Route-Anbieter sowie Wirtschaftssubjekte, die E-Rechnungen direkt austauschen, müssen zudem Verkehrsdaten über ausgetauschte E-Rechnungen für 2 Jahre ab Empfang oder Versand aufbewahren. Der Mindestumfang dieser Verkehrsdaten umfasst die Identifikationsnummer, das Datum des Versands und Empfangs, Identifikationsdaten des Ausstellers und Empfängers sowie Zustelldaten. Die Identifikationsdaten des Ausstellers bzw. Empfängers umfassen E-Mail-Adresse, Bankkontonummer oder Steuernummer.

UJP, E-Route-Anbieter sowie Wirtschaftssubjekte, die E-Rechnungen direkt austauschen, müssen die Aufbewahrung von Bestätigungsmeldungen für 5 Jahre ab Empfang oder Versand sicherstellen.

d)    Ausstellung von E-Rechnungen an Verbraucher

Wirtschaftssubjekte dürfen E-Rechnungen an Verbraucher nur dann übermitteln, wenn zwischen den Parteien ausdrücklich eine vorherige Vereinbarung getroffen wurde. Die Beweislast für das Vorliegen einer solchen Vereinbarung trägt das Unternehmen. Der Verbraucher kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen und verlangen, dass ihm ein Unternehmen eine Papierrechnung ausstellt.

Verbraucher können E-Rechnungen über Anbieter von E-Rechnungs-Empfangsdiensten, in der App des Wirtschaftssubjekts sowie per E-Mail erhalten. Wenn ein Unternehmen eine E-Rechnung an einen Verbraucher sendet, muss der E-Rechnung zudem eine visualisierte Darstellung des Rechnungsinhalts im PDF-, TIFF- oder einem anderen Standardformat beigefügt werden, das eine einfache Einsicht in den Rechnungsinhalt ermöglicht.

e)    Ordnungswidrigkeiten und Geldstrafen

Als Ordnungswidrigkeiten gelten insbesondere Verstöße gegen die Pflicht zum Austausch von E-Rechnungen in der vorgeschriebenen Form, die Verwendung unzulässiger Übermittlungswege sowie die Nichterfüllung der Anforderungen an die Aufbewahrung und Bereitstellung vorgeschriebener Daten. Die Geldstrafen betragen zwischen 500 EUR und 3.000 EUR, für verantwortliche Personen zwischen 100 EUR und 500 EUR.

Angesichts des Umfangs der Änderungen empfehlen wir Unternehmen, ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme sowie ihre Verfahren zum Austausch von E-Rechnungen mit Geschäftspartner rechtzeitig zu überprüfen. In vielen Fällen werden Anpassungen bestehender Systeme oder eine Integration in geeignete E-Rechnungsnetzwerke erforderlich sein.

Ihr KM Consulting Team