E-računi po 1. januarju 2028: nova pravila za poslovne subjekte

Državni zbor Republike Slovenije je dne 23. oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (v nadaljevanju ZIERDED), ki uvaja obvezno izmenjavo e-računov med poslovnimi subjekti ter ureja tudi pravila glede njihovega izdajanja potrošnikom.

ZIERDED določa, da bodo morali poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, od 1. januarja 2028 dalje izmenjevati izključno e-račune. Kot poslovni subjekti se štejejo enote Poslovnega registra Slovenije (npr. d.o.o., d.d., podružnica) ter fizične osebe, ki opravljajo dejavnost in niso samostojni podjetniki po Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1) (npr. odvetniki, notarji, zdravniki zasebniki).

Zakon se ne uporablja za tuje poslovne subjekte brez enote v Poslovnem registru Slovenije in registrirane v Sloveniji zgolj za namene DDV. Enako velja tudi za poslovne enote le za davčne namene.

a)    Izmenjava e-računov

E-računi se izmenjujejo v standardu eSLOG, sintaksah skladnih z evropskim standardom za izdajanjem e-računov ali drugimi mednarodno uveljavljenimi standardi, če je tako predhodno dogovorjeno.

Izmenjava e-računov poteka preko ponudnikov e-poti, vpisanih v ustrezni seznam ponudnikov, po omrežju PEPPOL ali preko lastnih sistemov za neposredno izmenjavo e-računov. Davčni organ za izmenjavo e-računov zagotavlja tudi brezplačno aplikacijo miniBlagajna, namenjeno predvsem uporabnikom z manjšim obsegom poslovanja. Pošiljanje e-računov po elektronski pošti med poslovnimi subjekti ni dovoljeno.

E-računi in e-dokumenti s proračunskimi uporabniki se bodo še naprej izmenjevali prek sistema UJP, ki ostaja enotna vstopna oziroma izstopna točka za proračunske uporabnike.

b)    Obvezni podatki na e-računu

E-račun vsebuje podatke, ki jih kot obvezne določajo predpisi, ki določajo obvezne sestavine računov.

c)    Hramba e-računov in podatkov

Vsak izdajatelj in prejemnik, razen potrošnika, mora zagotoviti hrambo e-računa v skladu z zahtevami predpisov, ki urejajo področje DDV ter knjigovodsko in računovodsko poslovanje.

Ponudniki e-poti ter poslovni subjekti, ki neposredno izmenjujejo e-račune, morajo hraniti tudi prometne podatke o izmenjanih e-računih 2 leti od prejema ali posredovanja. Minimalen nabor prometnih podatkov vključuje identifikacijsko številko, datum pošiljanja in prejema, identifikacijske podatke izdajatelja in prejemnika ter podatke o dostavi. Identifikacijski podatki izdajatelja oziroma prejemnika vsebujejo elektronski naslov ali številko transakcijskega računa ali davčno številko.

UJP, ponudniki e-poti in poslovni subjekti, ki neposredno izmenjujejo e-račune, morajo zagotoviti tudi hrambo povratnih sporočil 5 let od prejema ali pošiljanja.

d)    Izdajanje e-računov potrošnikom

Poslovni subjekti lahko pošiljajo e-račune potrošnikom le, če se stranki o tem izrecno predhodno dogovorita. Dokazno breme glede obstoja dogovora nosi poslovni subjekt. Potrošnik lahko kadarkoli prekliče soglasje in zahteva, da mu poslovni subjekt izda račun v papirni obliki.

Potrošniki lahko e-račune prejemajo prek ponudnikov storitev prejema e-računov, v aplikaciji poslovnega subjekta ter tudi po elektronski pošti.

Kadar poslovni subjekt pošlje e-račun potrošniku, mora biti e-računu priložena tudi vizualizirana vsebina računa v PDF, TIFF ali drugem standardnem formatu, ki omogoča enostaven vpogled v vsebino računa.

e)    Prekrški in globe

Kot prekrški so določene zlasti kršitve obveznosti izmenjave e-računov v predpisani obliki, uporabe nedovoljenih načinov pošiljanja ter neizpolnjevanja zahtev glede hrambe in zagotavljanja predpisanih podatkov.  Globe za prekrške znašajo od 500 EUR do 3.000 EUR, za odgovorne osebe pa od 100 EUR do 500 EUR.

Glede na obseg sprememb priporočamo, da poslovni subjekti pravočasno preverijo ustreznost svojih računovodskih in informacijskih sistemov ter način izmenjave e-računov s poslovnimi partnerji. V številnih primerih bo potrebna prilagoditev obstoječih rešitev ali vključitev v ustrezne e-poti za izmenjavo e-računov.

Vaš KM Consulting team